PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

I.                 PENDAHULUAN

Sukses jarang hanya terjadi karena keberuntungan. Dalam jangka panjang, keberhasilan itu direncanakan. Perencanaan memungkinkan kita untuk menguasai, paling tidak memahami masa depan dan justru tidak sebaliknya dikuasai oleh ketidakpastian.

Merencanakan pada dasarnya menentukan kegiatan yang hendak dilakukan pada masa depan. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengatur berbagai sumber daya agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

II.               RUMUSAN MASALAH

1.       Apa itu perencanaan?

2.       Bagaimana proses dan prinsip perencanaan?

3.       Apa saja manfaat, tujuan, dan kelemahan dari perencanaan?

III.             PEMBAHASAN

1.     Pengertian perencanaan

Perencanaan menurut Bintoro Tjokroaminoto ialah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

Siagian mengartikan perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan dikerjakan dimasa datang dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.[1]

Perencanaan adalah proses penentuan  tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin (Roger A. Kauffman,  1972). Dalam setiap perencanaan selalu terdapat tiga kegiatan yang meskipun dapat dibedakan, tetapi tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya dalam proses perencanaan.

Ketiga kegiatan itu adalah :

1.     Perumusan tujuan yang ingin dicapai,

2.     Pemilihan program untuk mencapai tujuan itu

3.     Identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya selalu terbatas.

Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana pengerjaannya, apa yang harus dikerjakan, dan siapa yang mengerjakannya. Perencanaan sering juga disebut jembatan yang menghubungkan kesenjangan atau jurang antara keadaan masa kini dan keadaan yang diharapkan akan terjadi dimasa yang akan datang. Meskipun keadaan yang akan datang yang tepat itu sukar diperkirakan.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpukan bahwa yang disebut perencanaan adalah kegiatan yang dilakukan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan.

Perencanaan membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas kaiitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa yang akan datang. Dengan demikian perencanaan yang baik hendaknya memperhatikan sifat-sifat kondisi yang akan datang, dimana keputusan dan tindakan efektif dilaksanakan.[2]

Perencanaan merupakan fungsi awal manajemen yang mendasari fungsi-fungsi yang lain, karena itu, perencanaan merupakan suatu pendekatan yang terorganisir untuk menghadapi problema-problema dimasa yang akan datang.

Berdasarkan pengertian tersebut, maka perencanaan mempunyai karakteristik yang disebutkan Siswanto (2005: 42) sebagai berikut:

a.      Perencanaan harus menyangkut masa yang akan datang

b.     Terdapat satu elemen indikasi pribadi atau organisasi, yaitu rangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana,

c.      Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang penting dalam setiap perencanaan.[3]

Selain karakteristik diatas perencanaan juga harus mempunyai sifat tertentu, diantaranya yaitu:

1.     Kata-kata dan kalimatrnya sederhana dan terang sehingga mudah dimengerti dan dapat meniadakan penafsiran yang berbeda terutama si pelaksana rencana,

2.     Haruslah fleksibel, artinya dapatdiiadakan penyesuaian apabila ada perubahan kondisi dan situasi atau tidak perlu dirubah seluruhnya setiap ada perubahan

3.     Pembuatan planning harus kontinu atau terus menerus, planning dibuat untuk masa depan dengan maksud memenuhi kebutuhan masyarakat,

4.     Planning harus rational, artinya dalam penyusunannya tidak berdasarkan emosi atau angan-angan melainkan berdasarkan fakta.

 Fungsi orang yang membuat perencanaan adalah sama pentingnya dengan fungsi orang yang melaksanakan rencana tersebut. Dalam praktek, mereka yang melaksanakan memang lebih dikenal dan lebih dihargai karena hasilnya lebih konkrit dan nyata.

Perencanaan bukanlah semata-mata fungsi top manajemen, rencana dapat mengambil bentuk macam sebagai berikut:

a.      Kebijaksanaan dari pimpinan yang menjadi pedoman dalam pemikiran dan peninakan bawahannya,

b.     Prosedur, ini adalah rencana yang meliputi pemilihan tindakan yang harus diambil kelak,

c.      Budget, suatu ikhisar dari hasil.[4]

2.     Proses dan Prinsip Perencanaan

Dalam menyusun perencanaan, pertama-tama harusada definisi tentang visi yang ingin  dicapai. Kemudian, dijabarkan dalam bentuk misi. Selajutnya, yang tidak kurang pentingnya adalah ukuran keberhasilan untuk dijadikan sebagai basis perencanaan lanjutan.

Prinsip perencanaan meliputi sebagai berikut:

·       Faktor yang kritis

·       Keengganan unutuk berubah

·       Kestabilan perencanaan

·       Keterukuran[5]

3.     Tujuan, Manfaat, dan Kelemahan perencanaan

a.      Tujuan perencanaan

Perencanaan bertujuan untuk:

a)     Standar pengawasan, yaitu: mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya

b)     Mengetaui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan

c)     Mengetahi siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikassinya maupun kuantitasnya,

d)     Mendapatkankegiatan yangt sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan,

e)     Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu,

f)      Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan,

g)     Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan,

h)     Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui, dan

i)      Mengarahkan pada pencapaian tujuan.[6]

b.     Manfaat perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat.

1)     Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2)     Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah utama

3)     Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4)     Membantu penempatantanggung jawab lebbih tepat

5)     Memberikkan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6)     Memudahkan dalam melkukan koordinasi diantara berbagai bagia organisasi

7)     Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan mudah dipahami

8)     Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti dan

9)     Menghemat waktu, usaha, dan dana.[7]

c.      Kelemahan perencanaan

Perencanaan juga mempuunyai beberapa kelemahan. Beberapa diantaranya adalah:

1)     Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata,

2)     Perencannaan cenderung menunda kegiatan

3)     Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

4)     Kadang-kadang hasil yang [aling baik didapatkan oleh penyesuaiansituasi individual dan penanganan setiap masalah pada masalah tersebut dan

5)     Ada rencana—rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilkukan.[8]

Ada dua dasar alasan perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai

1)     Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan

2)     Positive benefits dalam betuk meningkatnya sukses pencapaian tugas organisasi.[9]

d.     Hubungan perencanaann dengan fungsi manajemen lainya

Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi. Seperti ditunjukan gambar berikut

Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumberdaya-sumberdaya keuangan, phisik dan manusiadalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut mencapai efektifitas paling tinggi.

·       Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan membentuk kombinasi yang baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumberdaya-sumberdaya, dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan, fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

·       Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat. Sehingga sering disebut sebagai kembar siam dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manajer hal iini hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek manajemen buruk akan menyebabkab rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumberdaya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Rencana-rencana harus dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi sebelum para manajer dapat menentukan hubungan- hubungan organisasi, kualifikasi personalia yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara pengawasan yang diterapkan. [10]

IV.            KESIMPULAN

Perencanaan adalah kegiatan yang dilakukan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Perencanaan juga merupakan salah satu fungsi pokok manajemen dalam segala kegiatan yang akan dilaksanakan.

Perencanaan merupakan langkah pertama yang harus dijalani sebelum melakukan segala kegiatan untuk  pencapaian tujuan yang diinginkan. Adapun tujuan perencanaan adalah untuk memberi pegangan bagi manager agar mengetahui arah yang hendak dituju, mengurangi dampak perubahan, mengurangi pemborosan dan kesia-siaan, serta menetapkan acuan untuk memudahkan dalam melakukan pengawasan.

Perencanaan juga bertujuan untuk mengurangi ketidakpastian dengan cara pengantisipasian perubahan. Melalui rencana dapat diduga akibat suatu tindakan yang diambil oleh manager dalam menghadapi perubahan.

V.              PENUTUP

Demikianlah makalah yang dapat saya sampaikan tentang perencanaan sebagai fungsi manajemen. Penulis menyadari bahwa didalam penulisan makalah ini masih ada kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan makalah selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

·       Choliq, Abdul, 2011, Pengantar Manajemen, Semarang: Rafi Sarana Perkasa

·       Handoko, T Hani, 2011, Manajemen,Yogyakarta: BPFE

·       Abeng, Tanri, 2006, Profesi Manajemen, Jakarta: Penerbit Gramedia Jakarta Utama

·       Fattah, Nanag, 2004, Landasan Manajemen Pendidikan, Bandung: PT Remaja Rosdakarya

·       Usman, Husnaini, 2009, Manajemen teori, praktik, dan riset pendidikan, Jakarta: PT. Bumi Aksara

·       Panglaykim, Hazil Tanzil, 1984, Manajemen Suatu Pengantar, Jakarta: Ghalia Indonesia

---

[1] Husaini Usman, Manjemen Teori, Praktik, dan Riset pendidikan, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2009), hal.65-66

[2] Nanang Fattah, Landasan Mnajemen Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset, 1997), hal.49-50

[3] Abdul Choliq, Pengantar Mnajemen, (Semarang: Rafi Sarana Perkasa, 2011), hal 116-117

[4] Panglaykim, Hazil Tanzil, Manajemen Suatu Pengantar, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1984), hal.81

[5] Tanri Abeng, Profesi Manajemen, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2006), hal 72-73

[6] Opcit. Husaini Usman, hal. 65

[7] T. Hani Handoko. Manaajjemmen, (Yogyakarta: BPFE, 2011), hal.81

[8] Ibid. Hal 81-82

[9] Ibid, hal. 80

[10] Ibid, hal. 82-84